Time Savers: technologie en tijd
Investering of verspilling? Enkele tips
LET OP: in deze categorie vind je geen lijst met tools. Beschikbare tools kunnen per faculteit en instituut verschillen, en hangen soms samen met specifieke academische disciplines. Wat hieronder wel beschreven wordt, zijn de overwegingen die vanuit het perspectief van tijdsbesparing een rol kunnen spelen bij het al dan niet gebruiken van technologische middelen.
Is daar een app voor?
Automatiseren van taken
Het aantal beschikbare apps voor productiviteit en onderwijs neemt almaar toe. Het is verstandig om in de gaten te houden wat er zo allemaal verschijnt dat het leven kan veraangenamen, en het er met collega’s over te hebben. Apps die repetitieve taken, bijvoorbeeld op het gebied van administratie of becijfering, zijn potentieel goede tijdsbespaarders. Sommige apps kunnen bijvoorbeeld automatisch een mail naar een student sturen (met welke tekst dan ook) als er een cijfer bekend is.
Pas op voor een overdaad aan apps
Apps komen en gaan, omdat ze meer of minder populair worden, of nooit goed van de grond komen. Pas op met elke nieuwe app meteen in gebruik nemen. Idealiter kan een app wat langer meegaan, met eventuele updates en verbeteringen. Kies apps die al wat langer bestaan, en waar anderen goede ervaringen mee hebben voordat je ze inzet voor serieus professioneel gebruik. Lees reviews en ga te rade bij collega’s.
Nog een reden om te horen waar collega’s mee werken or bij je IT-afdeling langs te gaan: het is vaak handig als meer mensen dezelfde app gebruiken. Gedeelde expertise en ervaringen op de werkvloer met apps kunnen een hoop tijd schelen, en sommige apps zijn in essentie bedoeld om mensen bij elkaar in groepen of teams te laten werken.
Tijd investeren
Hoe intuitive is de nieuwe technologie in het gebruik?
Het duurt altijd even voordat het gebruik een nieuwe technologie een tweede natuur is geworden. Het helpt als het de logica van apps of tools volgt waar je al bekend mee bent, of als je in een oogopslag de werking kunt doorgronden door een duidelijke lay-out. Denk niet alleen aan je eigen gebruiksgemak, maar vraag je af of je collega’s of studenten hier ook zo makkelijk mee om zouden kunnen gaan.
Op YouTube staan voor de meeste apps en tools wel handige tutorials (meestal in het Engels). De lengte hiervan kan een indicator zijn voor hoe ingewikkeld het gebruik is. Soms is het beter om te kiezen voor een simpelere tool met minder mogelijkheden, dan een complexe tool met allerlei snufjes die je toch niet of nauwelijks gebruikt.
Tijd investeren om tijd te besparen
Als je weet dat je een nieuwe tool of app gaat gebruiken, probeer deze dan te leren kennen op een tijdstip dat het nog relatief rustig is. Dit gaat een hoop tijd schelen tijdens de hectische lesweken, wanneer je niet ook nog moet willen uitvinden hoe de technologie precies werkt. Als je niet onder druk staat, onthou je bovendien een stuk beter.
Integratie en compatibility
Je eigen werkwijze
Nieuwe(r) betekent niet altijd beter. Er zijn apps en tools die er prachtig uitzien, maar ontworpen zijn om taken uit te voeren die je tien keer zo snel met pen en papier voor elkaar hebt. Let erop dat een nieuwe technologie geen extra taken en tijd aan je normale werkwijze toevoegt. Vraag je altijd af welk probleem de technologie oplost, en hoe je dat voor de nieuwe technologie deed.
Files delen
De tools waar je mee werkt kunnen op zichzelf staan, maar meestal wil je graag dat je opgeslagen werk kunt delen met anderen of integreren in grotere projecten. Tools die werken met bekendere file-extensions kunnen tijd besparen. Collega’s kunnen ermee aan de slag, en ze zijn compatible met andere tools. Het kan je soms zelf besparen dat je twee of meer keer dezelfde data in moet voeren.
Operating systems
Vergeet niet dat sommige studenten en collega’s Apple producten gebruiken en anderen Microsoft of Android. Het is raadzaam om na te gaan dat de tools die je wilt gebruiken met beide operating systems werken. Check if programmes you want others to work with can be used with both Windows and Mac operating systems. Apps voor tablets en telefoons zijn idealiter beschikbaar in zowel de App Store en de Google Play Store.