Time Savers: mails en afspraken met studenten
Efficient met studenten omgaan
Hieronder volgen wat suggesties om het contact met studenten buiten het leslokaal om in goede banen te leiden. Studenten mogen van ons vragen dat wij tijd voor ze maken. Echter, ze kunnen natuurlijk niet altijd goed inschatten hoe krap de meesten van ons in de tijd zitten. De ideeën op deze pagina zijn erop gericht om ervoor te zorgen dat studenten die ons echt nodig hebben ons ook kunnen bereiken, maar dat er zo min mogelijk onnodig een beroep op onze tijd gedaan wordt.
Regels opstellen over contact
Regels over mailcontact
Het kan handig zijn om studenten duidelijk te maken dat je niet ingaat op vragen waarop het antwoord gewoon in de cursushandleiding, syllbus, UvA-site, MyTimetable or Canvas te vinden is. Daarnaast kun je studenten vragen om niet-urgente vragen tot de les te bewaren, waar deze wellicht ook interessant kunnen zijn voor medestudenten.
Als je een discussiepagina aanmaakt op Canvas, waar studenten elkaar vragen kunnen stellen, kan dat in de mailbox schelen. wijs studenten er wel regelmatig op, en hou deze zelf ook in de gaten, zodat er geen gekke dingen gebeuren. Een dergelijke pagina kan overigens ook inspiratie geven voor tentamenvragen, of je wijzen op iets waar studenten moeite mee hebben.
Idealiter bevatten mails van studenten alleen echt urgente vragen die anders onbeantwoord blijven, of verzoeken en informatie van vertrouwelijke aard.
Email-filters instellen
Outlook en soortgelijke programma’s bieden vaak de optie om regels voor binnenkomende mail in te stellen. Het kan bijvoorbeeld tijd schelen als je een filter instelt (bijv. via een onderwerp dat je studenten vraagt in subject line te zetten) die meteen binnenkomende mail in de juiste folder plaatst. Canvas mail biedt ook mogelijkheden voor zo’n workflow. Op deze manier kun je alle mails die over dezelfde cursus gaan in een sitting afwerken, en hoef je niet steeds te schaken tussen alle verschillende contexten en onderwerpen van de mails die binnenkomen.
Antwoordperiodes en away messages
Het helpt als studenten een idee hebben binnen hoeveel tijd ze van jou een antwoord kunnen verwachten. Sommige weken zijn hectischer dan andere, en het is helemaal niet erg om daar transparant in te zijn naar studenten toe. Maak gebruik van “away messages” als je vier of meer dagen geen mail kunt beantwoorden.
Concreet communiceren
De spelregels communiceren
Het is verstandig om regels omtrent mailcontact en het maken van afspraken duidelijk zichtbaar te hebben op de Canvas site en/of in de cursushandleiding. Informatie over bereikbaarheid en kantooruren e.d. kunnen ook standaard onderaan de mail zetten (als onderdeel van de email signature), ; dit is vooral fijn voor scriptiestudenten. Als je een eigen, vaste kantoorplek hebt, kan dat ook daar aangegeven staan. Maak het vooral zo moeilijk mogelijk voor studenten om deze informatie te missen.
Tijd, plaats en vervolg
Bij het maken van een afspraak via de mail, is het vaak efficient om meteen een dag, tijd, en plaats voor te stellen. Open vragen als “Wanneer zou jou het best uitkomen?” kunnen leiden tot een hoop onnodig heen-en-weer-gemail. Mocht de student echt niet kunnen op de voorgestelde tijd, dan kun je het met een nieuw tijdstip nog een keer proberen.
Bij dit soort mails is het ook handig aan te geven wanneer je uiterlijk van de student hoopt te horen, of zelfs dat er geen antwoord nodig is. Dit laatste voorkomt een mailbox vol met goedbedoelde beleefde “dank-u” mails vele varianten. waar verder niets in staat.
Vraagwoord-afspraken
Als je iets overeenkomt of afspreekt met een student is het vaak handig om meteen zo precies mogelijk te zijn over de klassieke “vraagwoorden: Wat? Wanner? (met) Wie? Waar? Waarom? en Hoe? Het is natuurlijk ook mogelijk om de student deze vragen te laten beantwoorden.
Problemen met groepswerk oplossen
Onenigheid binnen een groepje
Net zoals in het echte professionele leven, wordt van studenten soms verwacht dat ze in groepen samenwerken aan projecten of groepsopdrachten. Meestal krijgen de studenten allemaal hetzelfde cijfer voor een groepsopdracht. Wanneer studenten het idee hebben dat sommige groepsleden veel meer gedaan hebben dan anderen, kunnen ze dit als oneerlijk ervaren. In zulke gevallen kan het zijn dat studenten bij de docent komen klagen of vragen om binnen de groep te bemiddelen of in te grijpen.
Hier helpt het vaak om studenten te wijzen op hun professionaliteit en collectieve verantwoordelijkheid door te vragen wat ze zouden doen als dit in een echte werkomgeving zou gebeuren. Zouden ze verwachten dat hun meerdere hun bijdrage waardeert, ondanks dat ze die klant zijn kwijtgeraakt door die luie collega? Zouden ze wat werk van de collega hebben overgenomen in de hoop dat zich een quid-pro-quo mogelijkheid voordoet in de toekomst? Zouden ze misschien voortaan iemand in de groep aanwijzen die het project overziet en ieders bijdrage in de gaten houdt, in plaats van op het laatste moment horen dat er delen ontbreken?
Mocht zo’n beroep doen op de professionaliteit van de student het probleem nog niet oplossen, dan zou de docent het volgende kunnen overwegen: laat je studenten weten dat je bereid bent om verschillend te cijferen, maar dat zij daartoe allemaal een korte alinea toevoegen met een beschrijving van hun eigen werkzaamheden in een gezamenlijk document met al hun handtekeningen eronder. De meeste studenten vinden dit te veel werk, en gaan voor het oorspronkelijke cijfer. Als ze deze optie wel kiezen, dan is het vrij eenvoudig op basis daarvan de cijfers wat aan te passen (vooral in vergelijking met tijd vrijmaken voor lange discussies met de groepsleden).
Tijden en timing
Kantooruren voor studenten
Maak waar mogelijk coaching-sessies e.d. voor individuele studenten of kleinere groepen optioneel. Je zou kantooruren kunnen plannen op een of twee vaste dagen, hiervoor. Als je die zo vroeg mogelijk in de ochtend houdt, zal dit de studenten ontmoedigen die je niet echt nodig hebben, terwijl de mogelijkheid er is voor studenten die je wel goed kunnen gebruiken. Eventueel kun je studenten nog vragen zich in te schrijven, hiervoor.
Zet een alarm tijdens een gesprek met een studenten
Er is altijd nog meer te zeggen over het werk of de ideeën van een student, en soms laten we ons door ons eigen enthousiasme meeslepen. Als daar geen tijd voor is, kan het zinnig zijn om een timer in te stellen die aangeeft dat het einde van de sessie is gekomen. Als je uitlegt dat tijd schaars is, en je het zo eerlijk mogelijk over je studenten wilt verdelen, zullen de meeste studenten dit geen probleem vinden.