De band tussen de portfolio- en examencommissie

Wat is het verschil tussen de twee commissies en wanneer ontmoeten zij elkaar?

Mario: “Het zijn twee separate instituten waarbij de examencommissie de wettelijke verantwoordelijkheid heeft van toezicht en de portfoliocommissie de opdracht heeft examinator te zijn. De portfoliocommissie is door de examencommissie benoemd; wij houden toezicht op hun beoordelingsproces. Als een student het niet eens is met een beoordeling, kan diegene een beroep aantekenen tegen het oordeel van de portfoliocommissie. De student komt bij het College van Beroep voor de Examens (CBE) van de UvA terecht, die doorverwijst naar de examencommissie voor een schikkingsgesprek. Dat suggereert dat je gaat schikken, maar houdt enkel onze wettelijke verplichting in dat je nog een keer de casus exploreert en met de student het gesprek voert, om na te gaan of er nog aanvullende informatie is, die mogelijk tot een ander oordeel zou kunnen leiden. Daarop volgt een wederhoor met de portfoliocommissie.”

In de master Epicurus wordt het niveau van functioneren van de student geëvalueerd, gebaseerd op programmatisch toetsen. Wat betekent deze verandering voor de commissies?

Mario: “Het betekent dat er in plaats van elke zes weken een beoordeling, er nog maar drie harde go’s/no go’s zijn, namelijk tussen masterfase een en twee, twee en drie en na drie. Dat is kortgezegd eens per jaar. Dat maakte dat wij de controle over de studenten dreigden te verliezen waar wij erg aan moesten wennen. Na een goede voorbereiding op het proces, werd de invoer voor ons een stuk gemakkelijker.”

Els: “Omdat het beoordelingssysteem is veranderd, is de portfoliocommissie opgericht. Per masterfase beoordeelt onze commissie de vastgelegde feedback op de inhoud en geeft het bijbehorende niveau van functioneren aan, waarvoor eisen zijn vastgelegd. Daarnaast moet de student voldoen aan voorwaarden voor beoordelen, zoals voldoende feedback opgenomen in het portfolio. Twee leden van de portfoliocommissie beoordelen een portfolio per coassistent, per masterfase. Als hier een ongelijke beoordeling uitkomt, kijkt er nog een derde beoordelaar naar. Vervolgens wordt deze beoordeling in de portfoliocommissievergadering bediscussieerd en vastgesteld.”

Hoe verhouden de twee commissies zich hierin tot elkaar?

Els: “Waar voorheen per coschap de beoordeling plaatsvond, op de werkvloer, door een begeleider/examinator die de student kent, doet nu de portfoliocommissie dat. De examencommissie borgt onze kwaliteit en als er een bezwaar komt, overleggen zij met ons en onderbouwen wij ons gegeven oordeel. Dit is een levend proces waarin we samen aan het uitvinden zijn hoe we dit het beste kunnen doen en hoe we de kwaliteit hiervan kunnen borgen.”

Mario: “Wij hebben er als examencommissie voor gekozen om het eerste traject van programmatisch toetsen een ‘samen op weg’-traject te laten zijn. We hebben het samen met de organisatie gebouwd. We vonden het geen goed idee om hen eerst te laten bouwen en over drie jaar aan de zijlijn te roepen dat het verkeerd is. Vandaar de keuze om de rol van ‘borgen’ hand in hand te laten gaan met ‘zorgen’. Het laatste jaar zijn we van ‘zorgen’ naar ‘borgen’ gestapt. En dat is de term die goed past bij het traject in relatie tot de portfoliocommissie. Wij zijn wettelijk verplicht de kwaliteit van toetsing te borgen. Dus wij moeten ervoor zorgen dat de toetsing die plaatsvindt transparant en reproduceerbaar is en voor iedere student op dezelfde manier plaatsvindt. Els is hierin razendsnel mijn gesprekspartner. Wij schakelen heel gemakkelijk over de zaken die spelen.”

Els: “In het borgen moeten we echt samen optrekken. Voorheen kreeg de student een beoordeling per coschap van de supervisor die het coschap begeleidde en uiteindelijk stelde de examencommissie vast of de student de master geneeskunde succesvol had afgerond. Nu zijn er veel minder beoordelaars, gemiddeld tien per masterfase, en wordt er per masterfase beoordeeld of je op verwacht niveau functioneert; dit is longitudinaal en holistisch. Het beoordelen gebeurt stabiel, ook als je ons vergelijkt met andere geneeskundeopleidingen. We beoordelen niet vaker of studenten onder of boven verwacht niveau zitten.”

Hoe is jullie samenwerking?

Mario: “Hier in huis hebben Els en ik laagdrempelig overleg als we denken dat we elkaar gaan tegenkomen. Dan zijn we op voorhand geïnformeerd. We zien elkaar regelmatig om te bespreken hoe het gaat en wat er beter kan. De samenwerking is heel goed. Professioneel maar ook vriendschappelijk.”

Els: “Er is inderdaad een hele goede verstandhouding en we hebben regelmatig contact. We kunnen nog wel van elkaar leren wat precies ieders rol is in het proces. De portfoliocommissie is nieuw en de examencommissie kreeg andere examinatoren. In die beide rollen kunnen aspecten beter uitgekristalliseerd worden. Daarin zijn we, zoal Mario al zei, ‘samen op weg’, om dat proces steeds te verbeteren.”

Mario: “Er blijft altijd iets te leren. Zo zitten wij in elkaar en zo zit de organisatie in elkaar. Voor ons is het werk voor de commissies geen core business. Els is longarts en ik ben hoogleraar radiologie. Ook in de examencommissie zitten, net als in de portfoliocommissie, bijna alleen maar artsen. Artsen met een hart voor deze zaak. Dan willen we daar ook samen goed in worden en dat doen we volgens mij op deze manier.”