Studenten organiseren zelf een conferentie

Gert Jan verzorgt samen met zijn collega Emily Hanscan het vak Matter, Materiality & Material Culture, onderdeel van de Research Master Heritage, Memory & Archaeology. “In een academische carrière zijn drie vaardigheden van belang: je staande kunnen houden op een kritisch congres, het schrijven van wetenschappelijke artikelen en van relevante onderzoeksaanvragen. Deze drie vaardigheden zijn duidelijke onderdelen van het curriculum. En hoe kun je deze eerste vaardigheid beter leren als student door zelf een conferentie te organiseren?”

“Er zit veel meer achter een congres dan enkel de presentaties. De studenten moeten gastsprekers uitnodigen, een programma ontwikkelen en toehoorders werven. Juist het sociale en organisatorische aspect zijn heel belangrijk binnen deze opdracht.”

Voorgaande jaren organiseerden de studenten het congres in Allard Pierson. Het was lastig om gastsprekers te regelen en meestal waren er maximaal 50 toehoorders aanwezig. Tot dit jaar, waarin de conferentie online moest worden georganiseerd door de corona-maatregelen. “Het werd een Zoom-conferentie. Alles vond online en vanuit huis plaats.” Online conferenties kunnen veel mogelijkheden bieden. “Waar het voorgaande jaren lastig was om een spreker te regelen, zeiden wetenschappers waar we in het vak artikelen van lezen nu ‘ja’.” Ook de werving van toehoorders verliep makkelijker dan ooit, in no time hadden meer dan 300 deelnemers zich aangemeld. Gert Jan twijfelt wel of ze het congres weer online zouden organiseren als er geen beperkingen meer zijn. “Ik miste de discussie over de presentaties en het informele karakter. Voor de studenten is het heel belangrijk om met een paar onderzoekers na afloop van het congres een koffie of biertje te drinken.”

Als jij je studenten ook een conferentie wil laten organiseren, geeft Gert Jan de volgende adviezen.

“De balans tussen begeleiden en loslaten als docent is lastig. Je ziet dat de studenten moeite hebben in de samenwerking omdat de ene student meer doet de andere student. Dit hoort bij een dergelijke groepsopdracht en juist door het los te laten leren ze hier veel van.”

Gert Jan en Emily hebben bijvoorbeeld wel een college gegeven over congrespresentaties, zodat de studenten hier voldoende kennis over hadden. Daarbij is goede ondersteuning ook van belang voor het succes van de conferentie. “De webinarfunctie in Zoom werkte erg goed, daarbij was er een oudere student die als moderator fungeerde tijdens het congres. Deze student hield vragen in de chat in de gaten en gaf deze door aan de spreker.” Zo zie je dat de beperkende corona-maatregelen ook juist andere mogelijkheden bieden: het uitnodigen van internationale sprekers en het bijwonen van een conferentie is nog nooit zo eenvoudig geweest.

We hebben de studenten natuurlijk ook gevraagd naar hun ervaringen. Wat Maaike Honshorst het meest heeft geleerd door het organiseren van dit congres is het beter kunnen samenwerken en communiceren met medestudenten. En het grootste succes volgens de studenten? Dat waren natuurlijk de ‘hoge piefen’ die ze hebben weten te strikken als keynote-sprekers, met name Ian Hodder. Maaike raadt docenten aan om de studenten zelf te laten bepalen of zij een online of fysiek congres organiseren.

“Een fysieke conferentie kan misschien tot betere discussies leiden, het online congres was veel groter dan het ooit fysiek zou zijn geweest.”

Hierbij geeft ze mee dat er soms scheve verhoudingen tussen studenten kunnen ontstaan qua inzet. De studenten werden alleen beoordeeld op participatie door de docent, niet  voor de organisatie of bijvoorbeeld peer-assessment. Misschien zou iets anders wel kunnen bijdragen aan een eerlijkere verdeling.

• Bekijk hier de brochure van de conferentie ‘Materiality Matters’